Verlässliche Audits und Compliance im Facility Management
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Audits und Compliance für organisatorische Integrität
Die Bereiche Environment, Health, and Safety (EHS) sind kritische Komponenten in der Unternehmensführung. Sie betreffen die Einhaltung von Umweltvorschriften, die Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter sowie den Schutz der Umwelt. Audits und Compliance-Programme spielen eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung, dass Unternehmen diese Anforderungen erfüllen und kontinuierlich verbessern.
Sicherstellung der Compliance durch effektive Audits
Definition und Zweck von EHS-Audits:
EHS-Audits sind systematische, unabhängige und dokumentierte Prozesse, die durchgeführt werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Richtlinien und internationaler Standards im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit zu überprüfen.
Der Hauptzweck von EHS-Audits besteht darin, Risiken zu identifizieren, die Compliance zu überprüfen, die Effektivität von EHS-Programmen zu bewerten und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Wichtigkeit und Vorteile von Internen Audits im Facility Management
Diese werden von unternehmensinternen EHS-Teams durchgeführt, um die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren sowie gesetzlicher Anforderungen zu überprüfen. Interne Audits sind häufig und regelmäßig und dienen der Vorbereitung auf externe Audits.
Regelmässige Überprüfung des Umweltmanagementsystem durch externe Auditoren:
Zertifizierungsaudits: Durchführung von Zertifizierungsaudits nach DIN EN ISO 14001.
Überwachungsaudits: Durchführung von Überwachungsaudits zur Sicherstellung der kontinuierlichen Einhaltung der Normanforderungen.
Externe Audits
Diese werden von unabhängigen Dritten durchgeführt, wie z.B. Zertifizierungsstellen oder Regierungsbehörden. Externe Audits bieten eine objektive Bewertung der EHS-Leistung und können zur Zertifizierung nach internationalen Standards wie ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement) führen.
Schritte eines EHS-Audits:
Planung: Festlegung des Auditumfangs, der Ziele, des Zeitplans und der Ressourcen. Dies umfasst die Identifizierung relevanter gesetzlicher Anforderungen und interner Standards.
Vorbereitung: Sammlung und Überprüfung relevanter Dokumente, wie Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Protokolle und Berichte.
Durchführung: Begehungen und Inspektionen vor Ort, Interviews mit Mitarbeitern, Überprüfung von Aufzeichnungen und Beobachtungen der Arbeitsprozesse. Die Auditoren identifizieren Abweichungen, Risiken und Bereiche für Verbesserungen.
Berichterstattung: Erstellung eines detaillierten Auditberichts, der die Ergebnisse, Abweichungen, Risiken und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen zusammenfasst.
Nachverfolgung: Implementierung der empfohlenen Korrekturmaßnahmen und Überwachung der Fortschritte. Eine Nachprüfung kann durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen wirksam sind und die Abweichungen behoben wurden.
Komponenten eines EHS-Compliance-Programms:
Rechtskataster: Ein umfassendes Verzeichnis aller relevanten gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften, die für das Unternehmen gelten. Das Rechtskataster muss regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Vorschriften zu berücksichtigen.
Risikobewertung: Identifizierung und Bewertung von EHS-Risiken, die mit den betrieblichen Aktivitäten verbunden sind. Dies umfasst die Bewertung der potenziellen Auswirkungen auf die Umwelt und die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter.
Richtlinien und Verfahren: Entwicklung und Implementierung klarer EHS-Richtlinien und -Verfahren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und Best Practices integrieren.
Schulung und Bewusstseinsbildung: Regelmäßige Schulungen und Informationskampagnen für Mitarbeiter, um das Bewusstsein für EHS-Compliance zu schärfen und die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren sicherzustellen.
Überwachung und Messung: Kontinuierliche Überwachung und Messung der EHS-Leistung durch Inspektionen, Audits, Umweltmessungen und Sicherheitsüberprüfungen.
Berichterstattung und Kommunikation: Regelmäßige Berichterstattung über die EHS-Leistung an interne und externe Stakeholder. Dies umfasst die Erstellung von Compliance-Berichten und die Kommunikation von Fortschritten und Herausforderungen.